Le contrôle URSSAF : décryptage de la procédure

Le contrôle URSSAF est une étape incontournable pour les employeurs et les travailleurs indépendants. Véritable source d'angoisse pour les chefs d'entreprise, il vise à garantir la conformité des cotisations et contributions sociales. Découvrez dans cet article les points clés pour mieux comprendre cette procédure et vous y préparer efficacement.

Qui est concerné par le contrôle URSSAF ?

Le contrôle URSSAF peut s’appliquer à :

• Les employeurs (privés et publics),

• Les travailleurs indépendants,

• Toute entité versant des cotisations et contributions sociales.

Dans certains cas, les URSSAF peuvent également enquêter auprès de structures non enregistrées comme employeurs si elles suspectent des versements de rémunérations non déclarés.

Les différentes formes de contrôle

Deux types de contrôle existent :

• Le contrôle sur place : effectué directement dans les locaux de l’entreprise, il est privilégié pour les grandes structures.

• Le contrôle sur pièces : réalisé dans les locaux de l’URSSAF, il concerne principalement les petites entreprises.

Ces contrôles peuvent conduire à des redressements, assortis de pénalités et de majorations de retard.

Quelle est la période vérifiée ?

• Délai de prescription général : 3 ans à compter de la fin de l’année civile concernée.

• En cas de travail dissimulé : la période de contrôle peut s’étendre jusqu’à 5 ans.

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Il est également possible d’examiner des faits antérieurs si leur analyse est nécessaire pour vérifier les cotisations de la période concernée.

Quelles cotisations sont contrôlées ?

Le contrôle peut porter sur :

• Les cotisations de sécurité sociale (CSG/CRDS, FNAL, versement mobilité, etc.),

• Les contributions d’assurance chômage et AGS,

• La contribution AGEFIPH,

• La taxe d’apprentissage et la contribution à la formation professionnelle.

Les obligations de conservation des documents

Les employeurs doivent conserver pendant 6 ans les documents nécessaires au calcul et au contrôle des cotisations. Certains documents, comme les contrats de travail ou les statuts, doivent être conservés sans limite de durée.

Attention : si les documents numérisés ne respectent pas les garanties légales, les originaux papier doivent être présentés. À défaut, cela peut entraîner un redressement forfaitaire.

La procédure de contrôle : étapes clés

• Avis de contrôle : L’URSSAF doit informer l’employeur au moins 30 jours avant le début des opérations. Cet avis précise les droits de l’employeur, notamment celui de se faire assister par un conseil.

• Phase de contrôle : Les agents de l’URSSAF analysent les documents et échanges avec l’employeur.

• Lettre d’observations : À l’issue du contrôle, une lettre récapitule les constats et engage une période contradictoire.

• Période contradictoire : L’employeur dispose de 30 jours (prolongeables à 60 jours) pour répondre aux observations avant toute mise en demeure.

Vos droits en tant qu’employeur

L’employeur peut :

• Être assisté par un expert-comptable ou un avocat,

• Consulter la Charte du cotisant contrôlé, qui détaille la procédure et les voies de recours,

• Dialoguer avec l’agent de contrôle pour défendre sa position.

Préparer un contrôle URSSAF : nos conseils

• Anticipez : Assurez-vous de tenir à jour vos déclarations sociales et vos documents justificatifs.

• Faites-vous accompagner : Un expert-comptable peut vous aider à analyser vos pratiques et à répondre aux éventuelles observations du contrôleur.

• Soyez transparent : Répondez dans les délais impartis et fournissez les informations demandées.

Le contrôle URSSAF peut sembler complexe, mais avec une bonne préparation et un accompagnement adapté, il devient une opportunité pour sécuriser vos pratiques sociales et fiscales.